Paperless Office : Hemat Biaya, Hutan Terjaga

Saat ini, saya bekerja sebagai Pegawai Negeri Sipil di Direktorat Jenderal Pajak. Pekerjaan saya sehari-hari terkait dengan sistem informasi, khususnya memberikan pelayanan dan membantu para user atau pegawai Kantor Pelayanan Pajak di seluruh Indonesia ketika menghadapi kesulitan atau masalah saat menggunakan aplikasi dan sistem informasi. Adakalanya saya juga membuat aplikasi dengan bahasa pemrograman yang saya kuasai. Jabatan saya adalah pranata komputer atau bisa juga disebut programmer. Hobi saya menulis. Blog menjadi media utama saya dalam menuangkan ide tulisan.

Beberapa rekan telah melakukan beberapa langkah yang secara tidak langsung turut serta dalam menjaga kelestarian lingkungan. Beberapa di antaranya dengan cara :

  1. Membuat surat tugas atau nota dinas yang dicetak bolak-balik. Begitu juga dalam hal memperbanyak atau memfotokopi dokumen. Kegiatan ini bisa dipastikan akan menghemat lima puluh persen pemakaian kertas.
  2. Kertas bekas yang masih menyisakan satu sisi yang masih kosong dikumpulkan untuk kemudian digunakan kembali untuk mencetak dokumen lain yang bersifat tidak resmi, lembar disposisi, ataupun sebagai tempat corat-coret.
  3. Menampung air bekas wudhu di rumah dan kemudian digunakan untuk menyiram tanaman atau toilet.

Lantas apa yang bisa dilakukan oleh seorang programmer untuk menjaga kelestarian lingkungan, khususnya mengurangi penggunaan kertas sehari-hari di kantor?

Sebagaimana telah disebutkan di atas, kegiatan keseharian saya adalah memberikan pelayanan dan membantu para user atau pegawai Kantor Pelayanan Pajak. Salah satu bentuknya adalah memperbaiki data akibat kesalahan input yang dilakukan oleh user. Untuk memperbaiki data tersebut, user harus membuat surat permohonan dan kemudian datanya diinput melalui aplikasi berbasis web.

Alur pengajuan dan proses proses penyelesaian surat permohonan tersebut bisa dilihat pada gambar  sebagai berikut :

aplikasi_lama
Bagan Alur Aplikasi Lama (sumber : dokumentasi pribadi)

 

Secara garis besar, alur proses gambar di atas bisa dijelaskan sebagai berikut :

  1. Pemohon atau user membuat surat permohonan secara fisik. Karena bersifat resmi, maka surat tersebut harus ditandatangani oleh Kepala Seksi dan Kepala Kantor sebagai atasa dari pemohon. Selanjutnya surat tersebut dikirim melalui fax. Selain itu, unit organisasi pemohon melalui pegawai yang ditunjuk, menginput data surat permohonan tersebut melalui aplikasi berbasis web.
  2. Data surat masuk yang diinput melalui aplikasi dan fax surat permohonan akan disandingkan oleh pegawai di unit organisasi yang memproses surat permohonan. Jika keduanya cocok, maka proses bisa dilanjut. Jika tidak maka proses selanjutnya ditunda hingga kedua jenis data tersebut lengkap.
  3. Selanjutnya proses peneletian dilakukan. Hasilnya, berupa pengabulan permohonan ataupun penolakan. Jika dikabulkan, maka surat keterangan harus dibuat. Jika ditolak, maka surat penolakan harus dibuat.
  4. Data surat keterangan atau surat penolakan diinput melalui aplikasi oleh pegawai yang bertanggung jawab untuk kemudian dicetak dan ditandatangani.
  5. Surat Keterangan atau Surat Penolakan kemudian dikirim kepada unit organisasi yang mengajukan permohonan.

Dari alur proses di atas, penggunaan kertas terjadi di beberapa tahapan proses, yaitu :

1. Saat user membuat surat permohonan

Selama bulan januari – Agustus 2013, data pembuatan surat permohonan adalah sebagai berikut :

sumber data : Pengolahan database aplikasi
sumber data : Pengolahan database aplikasi

Dari data di atas, maka jumlah rata-rata surat permohonan per bulannya adalah sekitar 1.554 lembar surat permohonan atau sekitar 3 rim kertas HVS per bulan.

2. Penerimaan fax surat permohonan

Selama bulan januari – Agustus 2013, data penerimaan fax surat permohonan adalah sebagai berikut :

sumber data : Pengolahan database aplikasi
sumber data : Pengolahan database aplikasi

Dari data di atas, maka jumlah rata-rata penerimaan fax surat permohonan per bulannya adalah sekitar 1.503 lembar fax surat permohonan atau sekitar 15 gulung kertas fax setiap bulannya. Jumlah tersebut hanya memperhitungkan bahwa setiap pengiriman fax hanya satu halaman, sedangkan pada kenyataannya satu kali pengiriman fax bisa beberapa halaman karena dokumen pendukung surat permohonan juga harus disertakan.

3. Pencetakan surat keterangan atau surat penolakan

Selama bulan januari – Agustus 2013, data pencetakan surat keterangan atau surat penolakan adalah sebagai berikut :

sumber data : Pengolahan database aplikasi
sumber data : Pengolahan database aplikasi

 

Dari data di atas, maka jumlah rata-rata pencetakan surat keterangan atau surat penolakan per bulannya adalah sekitar 1.373 lembar surat dikalikan dua karena surat dibuat rangkap dua yaitu untuk dikirim ke unit organisasi pemohon dan arsip di unit organisasi yang memproses, sehingga menjadi 2.746 lembar atau sekitar 5,5 rim kertas HVS per bulan.

Sekitar bulan Agustus 2013, saya diminta untuk mengubah aplikasi tersebut untuk menyesuaikan dengan adanya perubahan peraturan. Di dalam aturan tersebut mengisyaratkan bahwa pengajuan surat permohonan dapat dilakukan melalui aplikasi dan tidak lagi memerlukan surat permohonan secara fisik ataupun fax. Demikian pula halnya pembuatan surat keterangan atau surat penolakan juga tidak perlu dibuat secara fisik menggunakan hardcopy, cukup dengan data yang diinput ke dalam aplikasi.

Meni Input (dokumentasi pribadi)
Meni Input (dokumentasi pribadi)

Karena surat permohonan adalah surat resmi, maka proses persetujuan atau penandatanganan dilakukan melalui aplikasi. Setiap user yang akan membuat surat permohonan dan atasan yang akan melakukan persetujuan harus login ke dalam aplikasi untuk melakukan persetujuan. Aplikasi yang baru sudah terintergrasi dengan data pegawai di sistem informasi pegawai. Semua proses dan tahapan sejak input data surat permohonan dan pembuatan surat keterangan atau surat penolakan tercatat di aplikasi.

Secara garis besar, alur pengajuan dan proses proses penyelesaian surat permohonan di aplikasi yang baru dapat dilihat pad agambar di bawag ini  :

Bagan Alur Aplikasi Baru (Dokumentasi Pribadi)
Bagan Alur Aplikasi Baru (Dokumentasi Pribadi)

 

Penjelasan secara sederhana, alur pada gambar di atas adalah sebagai berikut :

  1. User yang mengajukan surat permohonan menginput data melalui aplikasi yang kemudian harus disetujui oleh kepala seksi dan kepala kantor juga melalui aplikasi. Jika kedua atasan tersebut tidak setuju, maka pengusul bisa melakukan perbaikan surat permohonan.
  2. Setelah disetujui oleh kepala kantor, data surat permohonan akan muncul di layar aplikasi pegawai di unit organisasi yang memproses surat permohonan.
  3. Selanjutnya proses peneletian dilakukan. Hasilnya, berupa pengabulan permohonan ataupun penolakan. Jika dikabulkan, maka surat keterangan harus dibuat. Jika ditolak, maka surat penolakan harus dibuat.
  4. Data surat keterangan atau surat penolakan diinput melalui aplikasi oleh pegawai yang bertanggung jawab.
  5. Data Surat Keterangan atau Surat Penolakan dapat dilihat oleh user dan pejabat unit oganisasi yang mengjukan permohonan melalui aplikasi.

Dari alur proses di atas, maka terhitung sejak September 2013, tidak ada lagi penggunaan kertas untuk pencetakan dokumen ataupun fax. Seluruh data dan proses pengerjaannya dilakukan dengan aplikasi. Dokumen pendukung jika memang diperlukan cukup dikirimkan dalam bentuk softcopy sebagai lampiran.


Tulisan Terkait Lainnya :

17 respons untuk ‘Paperless Office : Hemat Biaya, Hutan Terjaga

  1. ysalma Maret 28, 2014 / 15:02

    Banyak kertas yang bisa dihemat ya,
    sukses di kontesnya *ari ngintip webnya 🙂

  2. rinasetyawati Maret 28, 2014 / 15:51

    waaah jempol deh, dimulai dari hal2 kecil yaa untuk menjaga lingkungan

    • jampang Maret 28, 2014 / 16:11

      bisanya cuma begitu doank, mbak 😀

  3. Dian Rustya Maret 28, 2014 / 16:32

    Memulai perubahan dari lingkungan kita.
    Menghemat kertas walaupun tampaknya sederhana, tetapi manfaatnya luar biasa.

    Good luck untuk lombanya ^_^

    • jampang Maret 28, 2014 / 20:21

      iya mbak. kalau dari biayanya mungkin nggak mahal… tapi kalau berlangsung lama… lumayan juga 😀

      terima kasih, mbak

  4. ibuseno Maret 28, 2014 / 18:35

    Rapi bener laporannya 🙂 kereeen hemat kertas, hutan terjaga

    • jampang Maret 28, 2014 / 20:25

      kalau bikin bagan alur seperti di atas saya bikin biasanya buat pengajuan angka kredit, teh 😀

  5. Eka Azzahra Maret 28, 2014 / 19:38

    Sistematis sekaliiiii, coba semuanya nerapin sistem begini. Semoga menang kontes-nya ya bang !

    • jampang Maret 28, 2014 / 20:25

      terima kasih doanya, mbak

  6. fenny Maret 28, 2014 / 20:33

    Laporan d terima … 😀

  7. Dyah Sujiati Maret 28, 2014 / 20:35

    Manusia adalah satu-satunya makhluk di dunia ini yang membuat tulisan : ‘jangan menebang pohon’ di kertas yang terbuat dari pohon

    • jampang Maret 29, 2014 / 05:52

      sebab yang lain nggak bisa bikin kertas dari pohon dan bisa nulis 😀

  8. yantist Maret 28, 2014 / 22:51

    Semoga kontesnya menaaang.. Bulan ini para pejuang pajak lagi sibuk2 ya Mas? Deadline laporan SPT 😀

Tinggalkan jejak anda di sini....

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout /  Ubah )

Foto Google

You are commenting using your Google account. Logout /  Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout /  Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout /  Ubah )

Connecting to %s